1. INTRODUCCIÓN
Soluprojects Colombia S.A.S. (en adelante “Soluprojects”) es la entidad responsable del tratamiento de datos personales derivados del uso de nuestras soluciones tecnológicas en gestión empresarial, Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), intermediación de seguros y riesgos laborales.
Nos comprometemos a proteger la privacidad y seguridad de nuestros usuarios, los cuales incluyen representantes legales, trabajadores, empleadores, asegurados y otros aliados estratégicos. Esta política explica cómo recopilamos, usamos, protegemos y compartimos los datos personales que tratamos en el marco de nuestros servicios.
Todos los tratamientos de datos se realizan conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y, cuando aplique, al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Para consultas, solicitudes o ejercer derechos sobre sus datos, puede escribirnos a: [email protected].
2. PRINCIPIOS GENERALES. LA CONFIDENCIALIDAD
Soluprojects procesará todos los Datos Personales en conformidad con los principios generales establecidos en las normativas de protección de datos aplicables, tales como el RGPD y la Ley 1581 de 2012 (Colombia), asegurando siempre:- Que los datos sean tratados de manera lícita, leal y transparente en relación con el titular de los datos (legalidad, imparcialidad y transparencia).
- Que los Datos Personales se recopilen y procesen únicamente para fines específicos, explícitos y legítimos, y no se traten posteriormente de manera incompatible con dichos fines (limitación de la finalidad).
- Que los Datos Personales sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que se procesan (minimización de datos).
- Que los Datos Personales sean exactos y, cuando sea necesario, actualizados (exactitud).
- Que los Datos Personales se conserven en una forma que permita la identificación de los titulares solo durante el tiempo necesario para los fines del tratamiento (limitación del plazo de conservación).
- Que los Datos Personales se traten de manera que se garantice su seguridad, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito, y contra la pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas y organizativas apropiadas (integridad y confidencialidad).
3. INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS
3.1. Información que Usted nos proporciona
Información necesaria para el uso de la Plataforma Soluprojects Solicitamos y recopilamos la siguiente información personal sobre usted cuando utiliza la plataforma Soluprojects. Esta información es necesaria para el adecuado cumplimiento del acuerdo contractual vigente entre usted y nosotros, y para permitirnos cumplir con nuestras obligaciones legales. La falta de suministro de estos datos o la decisión de eliminarlos puede afectar la operatividad de su cuenta.- Información de registro de cuenta: Al registrarse en Soluprojects, solicitamos al menos su dirección de correo electrónico y una contraseña. En ciertos casos, también podría requerirse su nombre completo, datos de contacto y verificación de identidad.
- Inicio de sesión con terceros: Si utiliza servicios como Google o Meta para iniciar sesión, podríamos obtener información como nombre, apellidos y correo electrónico, según los permisos otorgados.
- Verificación de identidad: Para cumplir con obligaciones contractuales o legales, podríamos solicitar documentos de identidad válidos (como cédula, pasaporte o licencia de conducción).
- Información de pago: Para acceder a funcionalidades de pago, es posible que le solicitemos información financiera. Utilizamos procesadores de pago externos y no almacenamos directamente los datos completos de su tarjeta.
- Comunicaciones: Al comunicarse con Soluprojects por chat, formularios o correo, podríamos recopilar el contenido de la conversación y referencias de su cuenta para poder asistirlo adecuadamente.
- Solicitudes de empleo: Si aplica a oportunidades laborales en Soluprojects, trataremos la información que usted nos proporcione durante el proceso.
- Usuarios de nuestros clientes: Podemos procesar información sobre los visitantes o usuarios de nuestros clientes (por ejemplo, trabajadores registrados) solo en calidad de encargados del tratamiento.
Base legal del tratamiento:
- Su consentimiento expreso.
- Ejecución de contratos.
- Interés legítimo de Soluprojects.
- Cumplimiento de normativas legales.
Recomendaciones de seguridad:
Evite incluir datos sensibles (número de identificación, cuentas bancarias, información médica, etc.) en correos, chats o archivos adjuntos, a menos que sean estrictamente necesarios.Derecho a eliminar sus datos:
Puede editar o eliminar su información ingresando a su cuenta. Para solicitar la desactivación completa, contáctenos a [email protected].Grabaciones de llamadas y reuniones:
Si se comunica con Soluprojects mediante llamadas o videollamadas, estas podrían ser grabadas con fines de calidad. Esto podría incluir correo electrónico, fecha, hora, duración, audio/video y cualquier dato proporcionado voluntariamente. Las grabaciones se conservarán de forma indefinida.3.2. Información que recopilamos automáticamente
Cuando usted utiliza la plataforma Soluprojects, recopilamos información sobre su dispositivo, navegación y patrones de uso:- Datos de registro e información del dispositivo: Incluye dirección IP, tipo de navegador, proveedor de internet, sistema operativo, páginas visitadas, fechas y horas de acceso.
- Cookies y tecnologías similares: Utilizamos cookies, etiquetas y scripts para mejorar la experiencia. Consulte nuestra Política de cookies para más detalles.
- Información de uso: Usamos herramientas como Google Analytics para conocer cómo interactúa con la plataforma, por ejemplo, qué módulos usa o qué contenido visualiza.
- Datos de geolocalización: Recopilamos ubicación aproximada a partir de su dirección IP, con fines de mejora del servicio y cumplimiento normativo.
- Su consentimiento.
- Ejecución de contratos.
- Interés legítimo de Soluprojects como responsable de la plataforma.
4. ¿CÓMO UTILIZAMOS SUS DATOS?
Utilizamos, almacenamos, combinamos y procesamos información, incluida información personal, con los siguientes fines:a) Prestación de servicios y cumplimiento del contrato
Usamos sus datos para identificarle como Usuario, gestionar su acceso a la Plataforma de Soluprojects, ofrecerle nuestros servicios y garantizar el adecuado cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales.b) Comunicación e información relevante
La información de contacto puede emplearse para:- Brindarle soporte técnico o asistencia.
- Informarle sobre actualizaciones, cambios en los Términos de servicio y en esta Política de privacidad.
- Notificarle sobre funcionalidades, promociones, interrupciones del servicio o mantenimientos.
c) Creación y mantenimiento de un entorno de confianza
Procesamos datos para verificar su identidad (como correo electrónico, número de teléfono o documentos de identidad), prevenir fraudes, actividades ilegales o abusivas, y detectar incidentes de seguridad.d) Mejora continua de nuestros servicios
Utilizamos datos agregados, no personales e inferidos para:- Elaborar estadísticas y estudios de mercado.
- Evaluar el comportamiento de uso y las necesidades de nuestros Usuarios.
- Identificar tendencias y oportunidades de mejora.
e) Optimización técnica y experiencia del usuario
Analizamos el uso de sistemas operativos, dispositivos y versiones para:- Detectar errores y problemas técnicos.
- Tomar decisiones sobre la compatibilidad con versiones de software.
- Mejorar el rendimiento, funcionalidad y experiencia de usuario en la Plataforma.
f) Personalización de comunicaciones comerciales
A partir de sus interacciones con la Plataforma, podemos realizar análisis para ofrecerle contenido promocional, recomendaciones u ofertas adaptadas a sus intereses.g) Envío de mensajes de servicio y facturación
Soluprojects podrá contactarle mediante los medios disponibles para enviarle:- Avisos sobre mantenimiento o cambios técnicos.
- Respuestas a tickets de soporte.
- Recordatorios de pagos vencidos o próximos a vencerse.
- Comunicaciones relacionadas con la seguridad, uso indebido o abuso de servicios.
- Notificaciones sobre cambios importantes en nuestras políticas o servicios.
h) Notificaciones sobre pedidos no finalizados
Podemos enviarle recordatorios por correo electrónico respecto a pedidos iniciados pero no completados. Esta práctica se basa en nuestro interés legítimo en brindarle una mejor experiencia de usuario, ayudarle a completar procesos iniciados y solucionar posibles inconvenientes. Puede optar por no recibir este tipo de notificaciones en cualquier momento mediante el enlace de cancelación incluido en el mensaje o ajustando la configuración de su cuenta.j) Comunicaciones relacionadas con su cuenta
Podemos comunicarnos con usted para:- Notificarle sobre el estado de su cuenta.
- Solucionar problemas, disputas o pagos pendientes.
- Realizar encuestas o enviar información relevante sobre Soluprojects o sus servicios.
- Hacer cumplir nuestro Acuerdo de Usuario o la normativa aplicable.
k) Gestión de consultas de ventas
Si contacta a Soluprojects para solicitar información sin tener una cuenta activa (por ejemplo, como cliente potencial), Soluprojects. se encargará de su consulta. Con su consentimiento, podemos almacenar su correo electrónico, preferencias e intereses para:- Atender su solicitud de forma personalizada.
- Realizar seguimiento y enviar información relacionada.
l) Solicitudes de feedback
Podemos invitarle por correo electrónico a calificar los servicios o productos que ha recibido. Para facilitar esta actividad, podríamos colaborar con terceros especializados en recopilación de opiniones, compartiendo únicamente los datos mínimos necesarios (nombre, correo electrónico y número de referencia).n) Fines operativos y de mejora
Tratamos sus datos para proporcionar, operar, mantener y mejorar la Plataforma y sus funcionalidades.o) Seguridad y prevención de fraude
Utilizamos medidas técnicas y de análisis para proteger sus datos, detectar amenazas de seguridad, prevenir el uso indebido de la Plataforma y evitar fraudes.p) Cumplimiento legal
Podemos tratar sus datos personales cuando sea necesario para cumplir con leyes, normativas o requerimientos de autoridades competentes.6. INFORMACIÓN SOBRE LOS VISITANTES Y USUARIOS DE LOS SITIOS WEB O SERVICIOS DE NUESTROS USUARIOS
En ciertos casos, Soluprojects puede recopilar, almacenar y procesar información de los visitantes o usuarios de los sitios web o servicios creados y administrados por nuestros propios Usuarios. Esta información se trata únicamente en nombre de dichos Usuarios y bajo sus instrucciones.a) Rol como procesador de datos
Conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), Soluprojects actúa como "procesador de datos" cuando trata información en nombre de un Usuario, mientras que el Usuario (es decir, quien crea y opera el sitio web) actúa como el "responsable del tratamiento" o "controlador de datos".b) Responsabilidad del Usuario
El Usuario es el único responsable de:- Cumplir con las leyes y normativas aplicables en relación con la recopilación, uso y protección de los datos.
- Obtener los consentimientos adecuados de los visitantes o usuarios de su sitio.
- Garantizar la seguridad, integridad y uso autorizado de la información recopilada.
- Proporcionar los avisos requeridos por la normativa en materia de privacidad y tratamiento justo de los datos.
c) Relación con los usuarios finales
Soluprojects no mantiene una relación directa con los usuarios o visitantes individuales de los sitios de nuestros Usuarios. Si usted es visitante o cliente de uno de nuestros Usuarios y desea ejercer derechos relacionados con sus datos personales (como acceso, rectificación o eliminación), deberá comunicarse directamente con el titular del sitio web correspondiente.d) Acuerdo de procesamiento de datos
Para más información sobre cómo se regula esta relación entre Soluprojects y sus Usuarios, consulte nuestros Términos de Servicio.7. MARKETING DIRECTO, RECORDATORIOS Y OTRAS COMUNICACIONES
Cuando creas una cuenta en nuestra plataforma, puedes configurar tus preferencias de comunicación, eligiendo qué tipo de mensajes deseas recibir (por ejemplo, ofertas, recordatorios de vencimiento, encuestas, entre otros), y a través de qué canales: correo electrónico, teléfono (SMS y/o WhatsApp) o desde tu cuenta. A continuación, detallamos cómo tratamos tus datos para este tipo de comunicaciones, conforme a tus elecciones y según lo permite la normativa aplicable:a) Comunicaciones de marketing por email y encuestas de calidad
Podemos enviarte correos electrónicos con:- Ofertas y promociones.
- Novedades sobre nuestros servicios.
- Encuestas de opinión o solicitudes de retroalimentación.
- Mientras tengas una cuenta activa.
- Hasta 90 días después de tu última interacción con nosotros (por ejemplo, si finaliza o cancelas una suscripción).
b) Comunicaciones por teléfono (SMS y/o WhatsApp)
Con tu consentimiento, podemos enviarte mensajes promocionales o informativos. Este consentimiento:- Se puede otorgar al registrarte o configurarlo posteriormente.
- Será válido por 36 meses desde tu última interacción con nosotros (a menos que lo retires antes).
- Puede renovarse pasado ese plazo si así lo decides.
c) Notificaciones importantes (no consideradas marketing)
Podemos enviarte mensajes esenciales relacionados con:- Suscripciones y pagos: como recordatorios de vencimiento o fallos de pago.
- Seguridad de la cuenta: como alertas o actualizaciones relevantes.
- Estado del servicio: como interrupciones, cambios técnicos o legales importantes.
d) Llamadas de orientación o para recibir retroalimentación
Podemos contactarte por teléfono para:- Asistirte en el uso de nuestros servicios.
- Pedirte tu opinión para mejorar nuestra atención.
e) Personalización de las comunicaciones
Es posible que personalicemos nuestros mensajes con base en la información que hayas proporcionado (por ejemplo, ubicación, historial de compras, preferencias de cuenta, etc.) o en datos que hayamos generado de forma legítima.f) Limitaciones y aclaraciones
Aunque procuramos enviar notificaciones relevantes por los canales elegidos, no garantizamos que todos los servicios cuenten con recordatorios específicos por SMS o WhatsApp. Además, el contenido de las notificaciones puede variar según el canal utilizado.g) Derecho a oponerse o retirar el consentimiento
Puedes modificar tus preferencias de comunicación o retrar tu consentimiento en cualquier momento mediante las siguientes opciones:- Haciendo clic en el enlace de cancelación al final de nuestros correos.
- Ajustando la configuración de tu cuenta.
- Informando a nuestro equipo si te contactamos por teléfono.
- Escribiendo directamente a: [email protected].
8. OTROS USOS DE TUS DATOS PERSONALES
Además de los fines descritos anteriormente, tus datos personales pueden ser utilizados para:a) Mejora continua de la plataforma
Usamos los datos, incluidos comentarios de los usuarios, para desarrollar nuevas funcionalidades, mejorar la experiencia del usuario y adaptar la plataforma de forma más intuitiva y personalizada.b) Atención al cliente
Utilizamos tus datos (incluidas comunicaciones contigo) para:- Resolver problemas técnicos.
- Atender quejas o consultas.
- Mejorar la calidad del soporte ofrecido.
c) Reportes agregados
Podemos utilizar tus datos para crear informes estadísticos o analíticos no identificables. Estos reportes contienen información agregada y anónima, útil para entender tendencias generales de uso.d) Seguridad y prevención de fraudes
Podemos tratar tus datos (incluidas tus comunicaciones) si lo consideramos necesario para:- Proteger la seguridad de la plataforma.
- Prevenir fraudes o accesos no autorizados.
- Investigar violaciones a nuestros Términos de Uso o a esta Política.
9. FUENTES DE DATOS PERSONALES
Además de la información que tú mismo nos proporcionas (por ejemplo, al registrarte o utilizar nuestros servicios), también podemos recopilar o recibir tus datos desde:- Plataformas de redes sociales, si vinculas tu cuenta (por ejemplo, Facebook o Google).
- Proveedores externos, socios estratégicos o prestadores de servicios con los que trabajamos.
- Otras fuentes legales, conforme a la normativa aplicable.
10. RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS
Conservamos tus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales fueron recolectados, o mientras sea requerido por la legislación vigente.a) Eliminación por solicitud
Puedes solicitar el cierre de tu cuenta y la eliminación de tus datos personales. Para ello, deberás solicitar expresamente la baja y el cierre de tu cuenta.b) Datos que podríamos conservar tras el cierre de cuenta
Una vez desactivada tu cuenta, podremos conservar cierta información por razones legales o de interés legítimo, por ejemplo:- Para cumplir obligaciones legales: como normativas fiscales, contables, de prevención de lavado de activos, auditorías, etc.
- Para fines comerciales legítimos: como prevención de fraudes, resolución de disputas, y cumplimiento de acuerdos.
- Para mantener la seguridad de la plataforma: por ejemplo, si suspendimos una cuenta por motivos de seguridad, podríamos conservar información para evitar su reactivación indebida.
- Copias de respaldo: tus datos personales podrían seguir existiendo temporalmente en sistemas de respaldo (backups), sin acceso regular ni asociadas a tu identidad.
- Contenido público: como publicaciones en foros u otras secciones visibles de la plataforma, podrían mantenerse disponibles sin vincularse a tu identidad.
12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Hemos implementado medidas de seguridad físicas, electrónicas y administrativas para proteger tus datos personales frente a accesos no autorizados, uso indebido o divulgación. Entre estas medidas se incluyen:- Acceso seguro mediante HTTPS en la mayoría de las áreas de la plataforma.
- Monitoreo constante de nuestros sistemas para detectar vulnerabilidades y prevenir ataques.
- Revisión continua de nuestros procesos y colaboración con proveedores especializados para mejorar la seguridad.
- Crear contraseñas seguras y únicas.
- No compartir información confidencial innecesaria a través de nuestros servicios.
13. TUS DERECHOS COMO TITULAR DE DATOS
De conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y demás normativa aplicable, tienes los siguientes derechos sobre tus datos personales:a) Derecho de acceso
Puedes solicitar información sobre los datos que procesamos sobre ti.b) Derecho de rectificación
Tienes derecho a corregir o actualizar datos inexactos o incompletos.c) Derecho de portabilidad
Puedes solicitar la transferencia de tus datos personales a ti mismo o a otro proveedor, cuando sea técnicamente viable.d) Derecho de supresión (derecho al olvido)
Puedes solicitar la eliminación de tus datos personales cuando ya no sean necesarios para los fines originales o hayan sido tratados de manera indebida.e) Derecho a la limitación del tratamiento
Puedes solicitar que limitemos el tratamiento de tus datos en determinadas circunstancias.f) Derecho de oposición
Tienes derecho a oponerte al tratamiento de tus datos cuando este se base en intereses legítimos, incluyendo usos con fines de marketing directo. Muchos de estos derechos pueden ejercerse directamente desde la configuración de tu cuenta. También puedes contactarnos por correo electrónico a: [email protected]. Si presentas una objeción al tratamiento basado en un interés legítimo, evaluaremos cuidadosamente tu solicitud. En algunos casos, esto podría llevar a la desactivación de tu cuenta. Además, tienes derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos correspondiente en tu país de residencia. No obstante, recomendamos contactarnos primero para intentar resolver cualquier inquietud de forma directa.Toma de decisiones automatizadas y elaboración de perfiles
En algunos casos, realizamos decisiones automatizadas que pueden tener un impacto sobre ti. Esto incluye la evaluación de riesgos o situaciones personales con base en tus datos, mediante herramientas automatizadas (elaboración de perfiles). Por ejemplo:- Prevención de fraude: antes de confirmar una compra, podemos analizar comportamientos anteriores para determinar si existe riesgo. Si el sistema detecta una amenaza significativa, podríamos no completar la transacción. (Base legal: Art. 6.1.b RGPD - ejecución de un contrato)
- Aplicación de descuentos personalizados: evaluamos el historial del usuario para determinar si corresponde aplicar una promoción. Esta práctica no se utiliza para aumentar precios. (Base legal: Art. 6.1.f RGPD - interés legítimo)
- Expresar tu punto de vista.
- Solicitar una revisión por parte de una persona.
- Impugnar la decisión.
14. ACEPTACIÓN DE ESTA POLÍTICA
Al utilizar la plataforma de Soluprojects, tanto en su versión web como en las aplicaciones móviles, se entiende que has leído y aceptado esta Política de Privacidad en su totalidad. Si no estás de acuerdo con alguno de sus términos, te recomendamos no utilizar nuestros servicios. Nos reservamos el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. En caso de hacerlo, notificaremos los cambios mediante los mecanismos descritos en la Sección 17.El uso continuado de nuestros servicios después de tales modificaciones se interpretará como aceptación de los nuevos términos. Esta Política forma parte integral de los Términos y Condiciones de Soluprojects. En caso de que necesitemos utilizar tu información personal para fines distintos a los expresamente establecidos en esta Política, solicitaremos tu consentimiento explícito antes de proceder.